Lo que debe y no debe hacer en sus primeros 100 días como CIO
Introducción
Ya sea para un Gerencia de Sistemas (CIO) experimentado o para uno que recién empieza, siempre es necesario tener en claro lo que hay que hacer y priorizar, sobre todo cuando se ingresa a laborar en una nueva organización.
El reto puede ser muy grande, dependiendo de la envergadura de cada organización, pero si sigue ciertas pautas básicas de lo que debe y no debe hacer, podrá salir airoso de lo abrumador que puede resultar su primera experiencia como CIO en una nueva empresa.
Lo que no debe hacer
Actuar rápido, pero no tanto!
Los extremos siempre son malos. Muchos nuevos CIOs tratan de “arreglar” todo de la noche a la mañana y se embarcan en decisiones y cambios grandes demasiado pronto. Es muy bueno tomar la iniciativa y actuar siempre lo más rápido posible, pero no si aun no se conoce ni se entienden de manera cabal todas las implicancias de las decisiones a tomar.
Actuar muy rápido en decisiones y de re-organización grandes puede llevarlo a cometer errores muy graves si no tiene dicha visión holística del problema existente y las expectativas esperadas.
Por otro lado, el tener una visión clara y global de los problemas y requerimientos no significa tomarse años para recién tomar una decisión. Muchos CIOs que ingresan a una nueva compañía piensan que su llegada significa “borrón y cuenta nueva” y por ende buscan re-estructurar toda la arquitectura e infraestructura de TI existente y arman mega-proyectos de cambio total, que no siempre son necesarios ni prioritarios.
Es por ello que el actuar de todo CIO debe estar siempre ligado a la misión y los objetivos de negocios de la compañía. Con esto, el CIO debe poder hacer un diagnóstico sucinto y veloz de la situación actual de las TI respecto a dichos objetivos y a partir de allí empezar a implementar proyectos de alto impacto en su organización.
Por ello, trate siempre de enfocarse en saber identificar los principales problemas e implementar cambios pequeños pero significativos que le hagan ganar credibilidad en su nueva organización. Por ejemplo: cambios veloces y simples como la de implantar el correo electrónico como medio de comunicación en su empresa puede ser un cambio de alto impacto que le haga ganar la confianza de sus subordinados y superiores.
En resumen, entienda a la empresa y sus objetivos, entienda la situación actual y tenga una visión de futuro para las TI en su empresa, y luego: implemente cambios veloces y sencillos pero de alto impacto que le hagan ganar credibilidad para luego implantar proyectos más grandes.
Problemas de liderazgo
Un error común también es el no establecer desde un inicio el tono correcto de liderazgo que debe tener el CIO. El ser demasiado amigable muchas veces juega en contra de esto. El CIO no debe ser una persona totalmente ajena a su equipo, al contrario, debe llevarse bien y tener una química correcta con su equipo. Pero se debe saber establecer los límites respectivos.
Por otro lado, un buen entendimiento entre el CIO y su equipo solo le logrará si el CIO es capaz de dirigir, motivar y dar la dirección adecuada a su equipo. Algunos CIOs casi no ven a su equipo de trabajo, ya sea por estar ocupados tratando de entender los factores críticos de éxito de la empresa y las TI o por cualquier otro motivo, y esto es contraproducente. Recuerde que si bien la relación entre el CIO y la compañía no se establece necesariamente del todo en los primeros 100 días, en esos 100 días definitivamente si se definirá la relación entre usted y su equipo.
No escuchar ni comunicar
La mejor forma de lograr un conocimiento global de la organización, sus objetivos y el papel que juega TI en ello es escuchando al resto. No solo basta con revisar documentación sino que es responsabilidad del CIO buscar respuestas más allá de las guías y manuales.
Así mismo, no solo es importante saber escuchar sino también: saber escuchar a las personas adecuadas: las personas involucradas claves dentro de la organización. De lo contrario, lo que obtendrá es una visión sesgada e incompleta de los objetivos de la compañía.
De la misma manera, el no comunicar adecuadamente sus planes dentro de la compañía es un error que puede costarle el puesto. Debe dar un mensaje coherente sobre sus proyectos, en un lenguaje adecuado para las distintas audiencias a las que se dirija.
Demasiado enfocado en tecnología y no en el negocio
Otro error muy común es enfrascarse en los detalles técnicos en vez de formular una estrategia de TI global alineada con los objetivos de la compañía.
Si usted se enfoca mucho en los detalles técnicos, puede dar el mensaje de que no entiende el negocio y que pierde rápidamente la perspectiva del trabajo real que le corresponde (que no es la de un implementador de tácticas).
Tener complejo de “héroe”
Tratar de abarcar todo y de solucionar los problemas de todos, o tratar de cambiar “todo” solo para dejar su “huella” en la organización, es otro de los errores comunes de algunos CIOs. Usted debe concentrarse en lo primordial y prioritario para luego atender las necesidades secundarias.
Vivir en el “pasado”
Algunos CIOs solo viven de sus recuerdos y de sus viejas hazañas. Si bien esto es una gran experiencia, no se debe pretender querer aplicar todo lo antes aplicado para un caso particular a una nueva situación en su nueva compañía.
De la misma manera, narrar o citar “hazañas” pasadas puede ser bueno pero no se debe exagerar en ello para no caer en el egocentrismo, la inacción ni en la realización de comparaciones que no vienen al caso.
Desconocer y/o prejuzgar las estructuras de poder de la organización
Es indispensable para todo CIO poder comprender como se mueven las decisiones en la empresa: las estructuras de poder. Usted debe saber usar dichas estructuras para poder “vender” sus proyectos de TI a la organización. Es sobre todo un juego de influencias que hay que saber manejar, entender y usar cuando sea el caso.
El desconocimiento de estas estructuras de poder puede llevarlo a perder su puesto de trabajo o en el mejor de los casos a ser relegado a un rol de implantador táctico.
Lo que debería hacer
Escuche, aprenda y comunique
En los primeros 100 días como CIO, concéntrese en tres cosas: escuchar, escuchar y escuchar. Hay mucho tiempo para actuar (y rápido, de ser necesario) posteriormente. Trate de indagar lo más que pueda para entender holísticamente la organización, sus objetivos y estrategias.
Así mismo, comunique. Primero escuche y luego comunique lo que entendió, sus ideas, planes y proyecciones. Y algo importante: no hable en términos técnicos, comunique siempre en términos sencillos.
Forje relaciones
Conozca el negocio, conozca a los contactos claves, a los contactos influyentes, etc., y establezca relaciones con dichas personas. Si no lo hace, le tomará más tiempo obtener resultados.
Es importante también que usted forme alianzas “tácitas” con los líderes de las distintas unidades de negocio. De esta manera, usted se dará a conocer y al mismo tiempo conocerá al resto.
Además, es importante incentivar una relación amplia y franca con su equipo, en donde cada quien sea conciente de sus fortalezas y debilidades. Los malos entendidos y las malas decisiones tomadas son síntomas de fallas en el establecimiento de dicha relación.
Posicione las TI correctamente
Recuerde que el valor real de su rol como CIO es liderar las TI de su organización, y no “enfrascarse” en los detalles técnicos. En otras palabras, la importancia de su rol esta en lograr que las TI en su empresa sean une herramientas estratégica dentro de los objetivos corporativos de la compañía.
Consiga ser un consejero de la Alta Dirección, Siéntese y converse con ellos y con su equipo técnico. De esta manera ganará la aprobación y confianza de todos.
Concretice algunos proyectos, adquiera visibilidad
Identifique un proyecto altamente visible que beneficie a la compañía (sobre todo al CEO), y vaya por el: ejecute dicho proyecto, y reporte todos los progresos y beneficios de distintos tipos que se van obteniendo con dicho proyecto. Haciendo esto, verá como ganará aliados de peso.
Ejemplo de Plan de acción
Ahora que conoce lo que debe y no debe hacer, a continuación se muestra un resumen de las tareas que usted deberá realizar como nuevo CIO de su empresa para poder lograr sus objetivos:
Reúnase con los ejecutivos corporativos
El objetivo de estas reuniones es identificar las iniciativas, objetivo y factores claves para la organización, además de iniciar el establecimiento de una relación entre TI y negocios.
Reúnase con los responsables de las unidades de negocios y con los usuarios claves
El objetivo es saber cuales son los factores críticos de éxito en cada unidad de negocio y empezar a establecer relaciones con dichas unidades.
Realizar y análisis y valoración inicial de las TI en la organización
Acá usted deberá evaluar a su personal, reorganizar los procesos y estructura organizacional (de ser necesario) y evaluar las herramientas disponibles, los proyectos en cartera y en ejecución.
Realice un análisis de brecha
Basado en lo que aprendió de las reuniones con los ejecutivos de negocios y con los responsables de las unidades de negocio, usted deberá ahora establecer la situación ideal requerida para cumplir con las expectativas de negocios.
Esto, junto con la valoración que hizo de la situación actual de las TI en la compañía, lo conllevará a identificar que es lo que le falta para pasar de la situación actual a la situación deseada.
Desarrollar un plan de acción
Todos los pasos anteriores lo llevará a revisar y/o establecer un plan de trabajo táctico y estratégico respecto a los procesos, infraestructura, aplicaciones, personal, herramientas y capacitación.
Diversos proyectos e iniciativas se desprenderán del desarrollo de este plan de acción; así que es importante agruparlos y priorizarlos, y tratar de lograr consenso y aceptación respeto a los gastos, objetivos y tiempos con los principales involucrado
comunique el plan
Una vez que logre el consenso y aprobación de los niveles de influencia principales, es importante que comunique su plan a las diversas unidades de negocios. Pero ojo que no se trata solo de informar sobre sus iniciativas sino que se trata de que todos comprendan el porque de dichas iniciativas, cuales son los beneficios por detrás y como esto ayudará a cada quien en su trabajo. En pocas palabras: se trata de “vender” su plan de acción a la organización.
Ejecute el plan
Finalmente, usted debe iniciar la ejecución de cada uno de las iniciativas, informar de los avances, supervisar las tareas y ajustar donde sea requerido.
Conclusiones
No hay ninguna receta mágica para ser un CIO exitoso. Pero lo que si podemos determinar es que el serlo implica un arduo trabajando forjando relaciones dentro de la organización. Escuchar, aprender, valorar, analizar y comunicar son las claves para el éxito. Debe forjar relaciones duraderas, buscar aliados importantes y entender la cultura formal e informal de la organización.
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Teletrabajo – Aspectos Organizacionales
Introducción
La Revolución de la Información ha traído consigo transformaciones importantes para las empresas, automatizando procesos tradicionales de una serie incalculable de sectores; pero lo más importante se está produciendo ahora a raíz del perfeccionamiento de las comunicaciones y la aparición de Internet; ambas tecnologías están cambiando el panorama mental de nuestra sociedad y las estructuras de la economía, la sociedad y la política.
| En realidad estamos asistiendo a un declive de la economía industrial y a la aparición de la Economía del Conocimiento en la que aparece un nuevo tipo de trabajador: el trabajador del conocimiento.
En este contexto, el teletrabajo surge como una modalidad laboral que trae consigo innumerables ventajas, pero para la cual se deben cumplir primero ciertas condiciones previas, que se analizaran a continuación. |
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Desarrollo tecnológico y teletrabajo: algunos estadísticas e indicadores
El teletrabajo es uno de los modelos surgidos gracias al desarrollo de la sociedad de la información, que tanto han ayudado a muchas Sociedades a progresar económicamente y tener una calidad de vida envidiable.
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Por ello el teletrabajo esta íntimamente relacionado con el desarrollo tecnológico del país. A continuación se presenta un cuadro al respecto, donde se muestra que la media de teletrabajadores por país es de 26% |
Otro indicador importante es el eReadness, que determina que tan preparado esta un país para adoptar las TIC. El siguiente cuadro muestra la relación entre este indicador y la aceptación del teletrabajo en cada pais.
Por otro lado, según IDC, para 2009 habrá casi 880 millones de trabajadores móviles en todo el mundo. Esto es, el 27,3% de la fuerza de trabajo a nivel mundial. Esto no hace más que demostrar que el teletrabajo es una opción organizacional que conlleva a beneficio reales para la empresa, empleado y la comunidad.
Ventajas del teletrabajo
En lo personal:
Algunos creen que el teletrabajo aumenta la calidad de vida, la eficiencia del tiempo (ahorrando en tráfico),y que tienen un rendimiento superior creando un sentido de calidad de vida. Pero del mismo modo, hay quienes creen que el teletrabajo es un modo de desconexión, donde se pierde el contacto con el resto de personas y la sociedad, creando una atmósfera de estrés y poca calidad de vida.
Por ello podemos decir que no hay un patrón o ventaja 100% aceptada por todos respecto a los teletrabajadores. Esto depende de muchas variables (tipos de personalidad, tipos de trabajo, etc.), que deben ser evaluadas en su conjunto de manera personalizada para cada organización e individuo.
En la organización
El teletrabajo beneficia a las empresas al permitirles generar nuevos modelos de negocio, con una considerable reducción de costes y espacios de oficinas. Un ejemplo de ello fue Telecom Italia, que empezó alquilando cuatro metros cuadrados de las casas de sus empleados para utilizarlos como oficina e implantar el teletrabajo.
Además, la generalización de la banda ancha en Internet hace más asequible esta modalidad a todos y simplifica el equipamiento necesario. Esto eleva el nivel de productividad: Un estudio reciente elaborado por la consultora independiente IDC, indica que con el teletrabajo, los empleados incrementan su productividad entre un 10 por ciento y un 30 por ciento
En el Medio ambiente
El teletrabajo puede favorecer al medio ambiente al disminuir el tráfico en las grandes urbes, y disminuir por ende su respectiva contaminación. La flexibilidad horaria, debe ser un motivo suficiente para reducir los grandes atascos, y pérdidas de tiempo que representan más de un 10% de la jornada laboral y un gasto de más de diez mil millones de euros anuales.
En el desarrollo social y descentralización del país
Mediante la unión de las telecomunicaciones con la automatización de las oficinas, el teletrabajo permite una considerable descentralización del trabajo en la oficina, permitiendo así la deslocalización del puesto laboral, con lo cual se puede garantizar el empleo en las zonas rurales, y de ese modo permitir un mejor reparto de la población.
“Si el desarrollo de nuevas estructuras para el teletrabajo pudiera descentralizar sólo el 10 % de los nuevos empleos, no sólo sería más fácil la solución de los problemas de desarrollo regional, sino que se harían progresos significativos en la descongestión de las ciudades”.
Limitantes organizacionales
Las empresas pueden operar, al menos teóricamente, sin edificios de oficinas. Sin embargo, los aspectos técnicos o tecnológicos del teletrabajo no son los únicos determinantes de su introducción y práctica. Las cuestiones ‘no tecnológicas’, como son las estructuras organizacionales, los perfiles de las tareas, la gestión directiva, la cultura empresarial son las que realmente forman ‘barreras’ que impiden una mayor proliferación de este modo de trabajo. La cuestión es, cómo organizar el trabajo de manera que satisfaga las aspiraciones sociales e individuales, las tendencias sociales y los objetivos económicos.
Para Stepehn Drake, director de Programas y Servicios de Empresa Móviles de IDC, “a pesar de las numerosas ventajas que aportan los trabajadores móviles a las compañías, también existen graves riesgos a asumir, como la pérdida de los dispositivos por parte del empleado y la fuga de datos que ello supone para la empresa. Desarrollar un plan de dirección y seguridad es parte fundamental de la implantación del teletrabajo”.
Por otro lado, Carlos Gracia, director de Google Enterprise para España y Portugal, señala algunas de las ventajas e inconvenientes del teletrabajo: “Creo que desde el punto de vista del rendimiento la consecuencia es, en general, muy positiva. Considero que el teletrabajo es positivo cuando realmente se instaura como forma real de trabajo. Un riesgo importante consiste en pensar que el teletrabajo es válido para evitar bajas laborales por enfermedad u obligaciones familiares. Esto implicaría asimilar el teletrabajo a bajo rendimiento, lo cual es un error de concepto. Lo que se pretende con el teletrabajo es ofrecer una alternativa a la oficina, al puesto de trabajo”.
Finalmente, para Forrester, los mayores frenos empresariales para confiar en el teletrabajo son los problemas de seguridad en la información (35%), los costes (19 por ciento) y la desconfianza sobre la fiabilidad del funcionamiento (16 por ciento)
Cambios organizacionales necesarios para adoptar el teletrabajo
Las investigaciones previas empíricas sobre los programas de teletrabajo indican que su implantación en una organización supone un cambio, implicando y afectando a muchos aspectos de la misma
Los aspectos organizativos del teletrabajo incluyen una serie de variables humanas, técnicas, laborales y organizativas, que deben ser analizadas con detenimiento. Estas variables o componentes se relacionan entre sí de manera que el cambio en una de ella, afecta a todas las demás.
Este modelo es una simplificación de la realidad que indica qué factores (de una organización, por ejemplo) son los más críticos o los más importantes para explicar dicha realidad, y muestra además cómo se relacionan estos factores.
Hay otros componentes que se pueden considerar al momento de analizar los factores críticos a considerar al momento de implantar el teletrabajo en una organización. Por ejemplo se puede considerar un componente conductual (como el teletrabajo afecta la conducta de los empleados). Del mismo modo podemos considerar otras variables como: competidores, proveedores, clientes, situación de mercado, aspectos familiares y personales, etc.
Estos componentes conllevan a un conjunto de resultados en la organización y en el individuo ante la aplicación de un cambio tecnológico y/o organizacional como lo es el teletrabajo. Estos resultados producen impactos que pueden darse en dos dimensiones: impacto en el individuo e impacto organizacional. Estas dos dimensiones del impacto del teletrabajo puede darse en muy diversos niveles, tales como: efectos físico-espaciales, desarrollo organizativo, satisfacción del trabajo, cambios en las actividades de trabajo y en la conducta individual, productividad, aspectos financieros, retención de personal, niveles de rotación, utilización del espacio, estrés, aislamiento, perspectivas profesionales, etc.
Teletrabajo en America Latina
Aún hay un tema cultural de fondo, particularmente en América Latina, que no termina de convencerse de que un profesional puede ser igualmente eficiente y productivo trabajando fuera de la oficina. Por lo tanto, lo que se necesita es un cambio cultural en nuestras compañías: dejar de medir el éxito por la cantidad de horas que pasan los empleados sentados en el escritorio, y comenzar a evaluarlos según objetivos.
Para que este cambio de paradigma sea posible, debe haber un fuerte respaldo de carácter directivo. Las cúpulas directivas tienen que ser los primeros en dar el ejemplo, al establecer normas, mejores prácticas y formas de evaluar la productividad en escenarios de trabajo remoto.
Al darle a sus empleados la libertad de trabajar desde otros escenarios no sólo se ahorrarán costos, sino que además les estarán otorgando una mejor calidad de vida.
Una vez adoptado este modelo, uno de los principales desafíos es garantizar una experiencia de trabajo que sea consistente y constante, independientemente de los distintos escenarios desde donde los profesionales puedan trabajar.
Teletrabajo en España y Europa
La expansión del teletrabajo o el trabajo móvil en España es lenta y provoca recelos entre los empresarios, que todavía no lo ven como una alternativa real a la oficina tradicional, aunque en el resto de países, su implantación está siendo mucho más rápida. De hecho, IDC predice que en el año 2011 el número de trabajadores móviles en todo el mundo alcanzará los mil millones, y en EEUU lo será casi el 75 por ciento de la mano de obra
La adopción en España del teletrabajo como opción laboral es muy limitada y sólo afecta al 2% del personal total. En el mundo empresarial, las empresas que admiten teletrabajo entre sus empleados son muy bajas y sólo alcanza porcentajes superiores al 10% en las empresas de más de 50 empleados.
Según varios estudios del mercado, las TI móviles se aplican cada vez más activamente a la gestión de las grandes y medianas empresas españolas que, en esto aventajan incluso a países como Alemania, Francia e Italia (datos IDC 2007). No sucede, sin embargo, lo mismo en el ámbito de la pyme, donde este aprovechamiento es mucho menor
Por otro lado, se destaca el caso de Italia Francia y España con un uso muy moderado de teletrabajadores a pesar de tener niveles medios en cuanto a otros indicadores sobre la Sociedad de la Información. Según este indicador, los países con más personal que usa parte del tiempo fuera de las instalaciones de la empresa son los países escandinavos y Dinamarca, en este último la mitad de las personas se encuentra en esa situación
Finalmente, cabe destacar el acuerdo firmado como declaración de intenciones para la implementación del teletrabajo en Europa y adoptado el 28 de Junio del 2006. Con esto el teletrabajo en la Unión Europea está creciendo a un ritmo de más del 15% anual. Es difícil predecir hasta cuando puede seguir creciendo el número de teletrabajadores en un país, pero lo que es seguro es su proporcionalidad con el desarrollo tecnológico del mismo.
